Pourquoi passer à la GED ?
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En moyenne, un salarié perd chaque jour un temps considérable à rechercher des documents, qu’ils soient en format papier ou stockés dans son ordinateur. Cette perte de temps, souvent sous-estimée, peut s’accumuler au fil des semaines et impacter la productivité globale. Entre les fichiers mal classés, les dossiers égarés et les systèmes de rangement inefficaces, cette situation souligne l’importance d’une bonne organisation documentaire et de solutions numériques adaptées pour faciliter l’accès à l’information.
79%
Un grand nombre d’entreprises laissent encore circuler des documents confidentiels sans qu’ils soient correctement sécurisés. Ce taux élevé met en évidence un manque de vigilance et de procédures adaptées en matière de protection de l’information. L’absence de mesures de sécurité adéquates peut exposer l’entreprise à des risques importants, tels que la fuite de données sensibles, la perte de confiance des clients ou encore des sanctions légales. Renforcer la gestion et la sécurisation des documents confidentiels devient donc une priorité pour garantir la confidentialité et la crédibilité de l’organisation.
20%
Un pourcentage important de documents ne sont pas accessibles au moment où ils sont nécessaires. Cette indisponibilité peut avoir des conséquences directes sur l’efficacité et la réactivité des salariés. Par exemple, un commercial peut avoir besoin d’une fiche technique pour répondre à un client, mais se retrouver dans l’impossibilité d’y accéder depuis son poste de travail ou son téléphone. Ce manque d’accès immédiat à l’information freine les échanges, réduit la productivité et nuit à la qualité du service rendu. Mettre en place des solutions de gestion documentaire performantes est donc essentiel pour garantir la disponibilité des données en tout lieu et à tout moment.
3 à 5%
Une entreprise peut espérer un taux de rentabilité supplémentaire significatif en intégrant un logiciel de gestion électronique des documents (GED) dans son organisation. Cette solution permet d’optimiser la recherche, le partage et la sécurisation des informations, tout en réduisant les pertes de temps liées aux tâches administratives. Grâce à une meilleure organisation documentaire, les équipes gagnent en efficacité, les coûts de gestion diminuent et la productivité globale s’améliore. En conséquence, la mise en place d’une GED représente un véritable levier de performance et de rentabilité pour l’entreprise.
Pourquoi passer à la GED ?
Un logiciel de GED performant va permettre à tout collaborateur de retrouver facilement des documents via une recherche intelligente et de ne pas perdre « 5 min » à chercher un dossier ou un fichier dans les documents présents sur son poste de travail. Ce qui va permettre un gain de temps et une meilleure productivité.
Ces documents seront intégrés dans la GED soit via une action du collaborateur sur son poste de travail ou via le scanner d’un photocopieur.
La GED favorise le travail collaboratif avec un système de « Workflow ». C’est-à-dire qu’un document va pouvoir être envoyé pour vérification et validation directement à travers le logiciel, ce qui évite l’envoi d’e-mail voire de courrier. D’ailleurs, la GED de par son accessibilité est parfaite pour le télétravail et le travail à distance de manière générale.
Chaque utilisateur pourra signer, annoter, agrafer, modifier un document présent dans la GED immédiatement sur le logiciel. L’idée est de retrouver l’ensemble des outils que l’on a sur notre bureau à un clic de souris (agrafeuse, tampon, crayon, post-it, etc.)
Ce logiciel permet aux entreprises de se mettre en conformité avec la RGPD car le logiciel de GED est sécurisé et hébergé en Europe.
