Gestion Électronique des Documents (GED)
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Pourquoi passer à la GED ?
50 minutes
C’est le temps en moyenne qu’un salarié perd par jour à rechercher des documents que ce soit en format papier ou dans son ordinateur.
79%
C’est le taux d’entreprise qui laisse circuler des documents confidentiels sans que ces derniers soient sécurisés.
20%
C’est le taux de documents qui ne sont pas accessibles au moment où il le faudrait. Par exemple un commercial qui a besoin d’une fiche technique peut ne pas y avoir accès depuis son poste de travail où son téléphone.
3 à 5%
C’est le taux de rentabilité supplémentaire qu’une entreprise peut espérer en intégrant un logiciel de gestion électronique des documents dans son entreprise
Les avantages de la GED
Un logiciel de GED performant va permettre à tout collaborateur de retrouver facilement des documents via une recherche intelligente et de ne pas perdre « 5 min » à chercher un dossier ou un fichier dans les documents présents sur son poste de travail. Ce qui va permettre un gain de temps et une meilleure productivité.
Ces documents seront intégrés dans la GED soit via une action du collaborateur sur son poste de travail ou via le scanner d’un photocopieur.
La GED favorise le travail collaboratif avec un système de « Workflow ». C’est-à-dire qu’un document va pouvoir être envoyé pour vérification et validation directement à travers le logiciel, ce qui évite l’envoi d'e-mail voire de courrier. D'ailleurs, la GED de par son accessibilité est parfaite pour le télétravail et le travail à distance de manière générale.
Chaque utilisateur pourra signer, annoter, agrafer, modifier un document présent dans la GED immédiatement sur le logiciel. L’idée est de retrouver l’ensemble des outils que l’on a sur notre bureau à un clic de souris (agrafeuse, tampon, crayon, post-it, etc.)
Ce logiciel permet aux entreprises de se mettre en conformité avec la RGPD car le logiciel de GED est sécurisé et hébergé en Europe.
